Son rôle exact
Le 2069-A affirme des montants. Le dossier justificatif les prouve. C'est la seule pièce qui répond à la question que l'administration se pose vraiment : ces travaux relèvent-ils de la recherche, et ces dépenses s'y rattachent-elles ?
Il sert aussi trois autres publics souvent oubliés : votre expert-comptable, qui porte les montants ; votre commissaire aux comptes, qui apprécie une créance à l'actif ; et un financeur qui préfinancerait cette créance.
La structure attendue
- Présentation de l'entreprise : activité, effectif, organisation de la R&D, moyens.
- Synthèse de l'exercice : projets déclarés, montants par nature, régime appliqué. Une page.
- Une fiche par projet, selon le modèle de fiche projet.
- Détail des dépenses et piste d'audit vers la comptabilité.
- Annexes : pièces justificatives, classées par nature.
Le rapport est produit automatiquement
VerrouLab assemble cette structure à partir de ce que vous saisissez, avec le détail de l'assiette et sa piste d'audit.
Les six volets et leurs pièces
| Volet | Pièces |
|---|---|
| Caractérisation | Fiches projet, état de l'art sourcé, formulation des verrous |
| Réalité des travaux | Journal d'essais, rapports, comptes rendus de revue, livrables |
| Personnel | Relevés de temps, contrats, diplômes, organigramme projet |
| Moyens | État des immobilisations, clés de prorata justifiées, factures |
| Sous-traitance | Agréments, contrats, factures détaillées, livrables reçus |
| Financements | Notifications de subventions, échéanciers d'avances remboursables |
L'ordre dans lequel un vérificateur lit
Il ne lit pas votre dossier de la première à la dernière page. Il cherche, dans cet ordre :
- Le verrou. S'il ressemble à un objectif commercial, tout le reste devient suspect.
- L'état de l'art. S'il est absent, le verrou n'a pas de référentiel.
- Les traces d'essais. S'il n'y a aucun échec, il conclut à du développement.
- La cohérence des temps avec ce récit.
- Le calcul, qui vient en dernier et se corrige.
Organisez le dossier dans cet ordre plutôt que par nature comptable. Vous répondez ainsi aux questions avant qu'elles ne soient posées.
La bonne longueur
Une page et demie par projet pour la fiche, plus les annexes. Un dossier de trois projets tient en une quinzaine de pages, annexes non comprises.
Un dossier de quatre-vingts pages n'inspire pas la confiance, il inspire le soupçon qu'on noie l'essentiel.
Ce qui compte est la densité de preuve, pas le volume. Une fiche courte avec cinq sources datées et trois essais documentés vaut mieux que dix pages de description technique sans référence.
Conservation
Conservez l'ensemble au moins pendant la période où l'administration peut exercer son droit de reprise, et davantage en cas de report de créance. Deux précautions pratiques : ne stockez pas le dossier dans la messagerie d'une seule personne, et vérifiez chaque année que les liens vers vos sources externes fonctionnent encore.